Svårt att avsluta arbetsdagen i tid?
Här tipsar vår leg. arbetsterapeut Sofi om hur vi kan underlätta för att avsluta vårt arbete den tid vi vill.
Jag träffar många patienter som beskriver svårigheter att avsluta arbetet den tid de behöver eller har tänkt. Det kan handla om att man glömmer av tiden, det kanske tar emot att avsluta om man är inne i något, eller så fastnar man i att (precis när man slutar för dagen) börja skriva ner saker man inte får glömma. Det kan ju också vara precis då man kommer på att det fanns en uppgift som behövde bli klar innan vi gick hem – och så är man fast. Ibland tar vi med jobbet hem om vi känner behov av att “jobba ikapp”, eller så kanske vi ser ett jobbmeddelande i mobilen och fastnar i det fast vi egentligen är lediga.
Oavsett vad det beror på så är det i längden kanske ansträngande, stressande eller frustrerande att inte avsluta arbetet när man tänkt.
Därför tänkte jag dela med mig av mina erfarenheter kring vad som kan underlätta i fem steg:
1. Bestäm i förväg vilken tid du faktiskt ska sluta
Bestäm i förväg när du vill eller behöver lämna jobbet. Att ha detta tydligt för sig själv gör även att vi kan bli förberedda på att avsluta, vi får en typ av deadline och har även chans att börja avrunda.
2. Håll koll på tiden
Håll koll på att tiden börjar närma sig avslut. Ibland så räcker det med att se till att ha en klocka på armen eller synlig på en vägg/bord. Men ibland så är det inte tillräckligt.
Exempel på hur man kan synliggöra tiden mer är att ha sin kalender framme. Om den är digital kan det underlätta ännu mer om den har en markerad tidslinje.
Kalendern kan vara synligt på skärmen man arbetar på (om man sitter vid dator) eller på en annan skärm (t.ex. en surfplatta) vid sidan om så att inte fönstret hamnar “bakom” ditt arbete.
Ett annat sätt är att ha ett larm på mobilen en stund innan du slutar, sen ett larm när man faktiskt ska avsluta. Men larm är ofta lite jobbiga då man blir så abrupt “avbruten” och störd, kanske även irriterad. Då kan det vara bra att istället se tiden räknas ner mer konstant.
En TimeTimer är ofta väldigt hjälpsamt för att visualisera tiden som går och gör oss ofta lite mer förberedda på att avsluta/börja med någon uppgift. TimeTimer finns som app, men många upplever den som mer hjälpsam som fysisk klocka. TimeTimern kan även pipa när tiden är slut, men du kan även ha den på ljudlös.
3. Avsätt tid för att stämma av vad som blivit gjort och planera morgondagen
OBS! Den här tiden ska alltså rymmas inom din arbetstid.
Att avsätta tid för att gå igenom dagen och planera är inte att lägga tid på “fel saker”, utan tvärtom sparar man ofta tid då man i längden blir effektivare, kommer igång lättare nästa dag och prioriterar bättre i sina uppgifter.
Underlätta genom att lägga in ett block för detta i din kalender. Kanske behöver du uppåt en timme för detta om ditt arbete innehåller många olika arbetsuppgifter? För någon annan kanske det räcker med 15 minuter. Skriv gärna ned en rutin för vad du behöver gå igenom. Här följer ett exempel:
- Vad har blivit gjort idag? För att se framsteg, få känna sig nöjd.
- Vad behöver göras imorgon? Försök prioritera. Detta för att känna kontroll och bli förberedd.
- Planera in det du ska göra i kalendern. Försök skapa så bra förutsättningar som möjligt för att få uppgifterna gjorda. När är egentligen din bästa tid för fokuskrävande arbete t.ex?
- Är det något du märker att du skjuter upp? Fundera på vilka delmoment uppgiften innehåller och börja med att planera in del 1 så du kommer igång.
- Tydliggör i kalendern hur lång tid du tänker lägga på varje uppgift. Detta för att kunna se hur “fullt” det faktiskt är under en dag/vecka i praktiken.
4. Städa upp och återställ din arbetsplats
OBS! Den här tiden ska också rymmas inom din arbetstid.
Att städa upp lite gör att du kan känna dig klar och du får även en mer inbjudande start nästa dag. Kanske ligger det till och med en lapp på skrivbordet med någon information som ska skrivas upp på din att göra-lista?
Vi undviker även distraktioner som att hamna i att plocka, leta eller städa direkt när vi kommer till jobbet vilket annars kan göra att vi börjar med något vi inte planerat.
5. Logga ut!
Att vårt arbete är så pass digitaliserat som det är idag kan såklart underlätta för oss på många sätt. Arbetet kan exempelvis bli mer flexibelt eller enklare att sköta på andra platser, vi kan arbeta hemifrån bland annat.
Men det innebär också att vi kan vara ständigt uppkopplade och lätta att kontakta. Därför är det bra att fundera lite på hur vi kan tydliggöra mer för oss själva när vi är lediga och i tjänst.
Det kan handla om något så konkret som att ha en telefon och/eller dator som är avsedd endast för arbete som du kan stänga av eller lägga undan när du slutat jobba. För andra kan det räcka att vara noga med att stänga av notiser för jobbmejl, chattar eller liknande. Man kan också se till att separera sin privata mejl från arbetets inkorg samt ha en kalender för sitt privatliv och en för jobbet.
Vad kan vi få ut av detta?
Genom att ha en plan att följa, tydliggöra när vi jobbar och inte samt underlättar för att faktiskt ha koll på både plan, tid, vad vi gjort och behöver göra imorgon innan vi går hem, så kan vi:
- få lättare att lämna jobbet i tid
- det kan bli enklare att släppa jobbet och skifta fokus till annat i privatlivet
- vi kan minska vår stress och oro och därmed upplever endel att annat som t.ex. sömnen kan förbättras över tid då många ofta beskriver att det är just tankar på arbete som kan snurra som mest när man ska sova
- och vi kan också få lättare att komma igång med arbetet nästa dag för att vi vet vart vi ska börja och har minskat ner på distraktioner.
Vad skulle du få ut av att lämna arbetet i tid?
Vill du träffa får arbetsterapeut för att prata mer om hur just du skulle kunna tänka kring ditt arbete, så kan du boka ett introduktionsbesök här. Vill du läsa mer om vad en arbetsterapeut gör kan du klicka här.